Bagaimana Audit File Membangun Lapisan Pertama Perlindungan Data

Oleh Mairi Herman, Direktur SearchInform Indonesia

Beberapa tahun lalu, sistem audit dan perlindungan berpusat pada data (DCAP) terutama dikenal di kalangan terbatas praktisi keamanan informasi berpengalaman. Kini, solusi dalam kategori ini digunakan jauh lebih luas. Dengan mengklasifikasikan file rahasia dan mengendalikan cara file digunakan, DCAP membantu organisasi membangun lapisan pertama perlindungan data.

Artikel ini membahas kemampuan yang melampaui audit file konvensional, yaitu pemblokiran. Solusi modern tidak hanya menolak akses ke file, tetapi juga dapat membatasi tindakan tertentu yang melibatkan informasi sensitif.

Cara kerja mekanisme tersebut dijelaskan melalui contoh SearchInform FileAuditor.

Siapa yang Boleh Mengakses Data, dan Apa yang Boleh Dilakukan?

Hak akses yang tidak tepat dapat membuat informasi penting dapat diakses oleh pihak yang tidak berwenang dan mengganggu operasional bisnis. Karena itu, organisasi perlu menentukan karyawan mana yang benar-benar membutuhkan akses ke file rahasia untuk bekerja, serta siapa yang memiliki hak akses terlalu luas atau belum memperoleh otorisasi yang semestinya.

SearchInform FileAuditor menyediakan berbagai laporan untuk menemukan dan memperbaiki masalah hak akses. Perangkat lunak ini membaca izin yang diatur dalam sistem operasi dan menampilkannya dalam mode File View. Sistem juga dapat mendeteksi folder jaringan yang dibagikan dari komputer pengguna.

Laporan Resource Access Rights dan Resource Owners membantu tim keamanan meninjau hasil audit serta menentukan pemilik dokumen atau folder tertentu. Laporan tersebut menampilkan izin dan menganalisis pewarisan hak akses. Dengan demikian, objek baru dalam sistem file lebih mudah ditelusuri dan diberikan izin yang sesuai.

Laporan Permission Inheritance Audit membantu administrator memeriksa hak akses ketika objek baru ditambahkan ke lokasi penyimpanan dan secara otomatis mewarisi izin. Misalnya, laporan ini menunjukkan pengaturan hak akses pengguna untuk subfolder dan file di dalam direktori besar. Jika izin suatu objek bertentangan dengan aturan folder induknya, FileAuditor akan memberi tahu tim keamanan.

Jika diperlukan, administrator dapat mengubah hak akses langsung dari konsol manajemen dengan satu klik, tanpa harus membuka pengaturan sistem operasi secara manual. Izin dapat diatur untuk tindakan tertentu, seperti membaca, mengedit, menjalankan, memindahkan, dan menyalin file, maupun untuk seluruh direktori.

Namun, DCAP konvensional memiliki keterbatasan dalam menerapkan pembatasan berdasarkan konteks. Sistem semacam ini sering mengandalkan atribut file dan karakteristik eksternal lainnya untuk mengatur izin, tanpa mempertimbangkan aplikasi yang dapat memproses isinya. Akibatnya, informasi sensitif dalam dokumen tertentu masih berisiko terpapar meskipun kontrol akses file standar sudah diterapkan.

Karyawan bisa saja mengganti nama file rahasia, menyalin isinya ke dokumen baru, lalu memindahkannya ke folder lain. SearchInform FileAuditor mengatasi masalah ini melalui aturan akses berdasarkan konten, bukan hanya daftar kontrol akses (ACL).

Bagaimana Pemblokiran Berdasarkan Konten Bekerja?

Solusi DCAP modern perlu mampu mencegah tindakan yang tidak diinginkan terhadap kategori file tertentu. Bergantung pada kebijakan, sistem dapat melarang pengiriman melalui saluran internal atau eksternal, atau memblokir upaya mengakses dokumen tanpa izin.

Berbeda dari banyak alat yang mengelola izin berdasarkan atribut sistem file, SearchInform FileAuditor memeriksa isi dokumen secara langsung, termasuk teks yang diekstrak dengan pengenalan karakter optik (OCR). Pemblokiran dilakukan dalam beberapa tahap.

Pertama, FileAuditor menerapkan aturan klasifikasi yang telah ditentukan untuk menganalisis file dan menemukan file yang memerlukan perlindungan. Pencarian dapat didasarkan pada frasa, rangkaian karakter, kamus, ekspresi reguler, kemiripan dengan dokumen lain, atribut seperti jenis dan ukuran file, serta kriteria lainnya. Sistem juga menyediakan lebih dari 450 aturan klasifikasi siap pakai untuk berbagai jenis dokumen.

Setelah file yang sesuai dengan kriteria ditemukan, FileAuditor secara otomatis memberinya label klasifikasi. Pelabelan merupakan fungsi utama DCAP karena memungkinkan dokumen dengan karakteristik serupa dikelompokkan ke dalam kategori tertentu, misalnya dokumen perpajakan atau kontrak pelanggan.

Label dilindungi agar tidak dapat dihapus begitu saja. Bahkan jika label mengalami kerusakan, FileAuditor akan memulihkannya secara otomatis sehingga kebijakan pemblokiran terkait tetap berlaku. Setiap label dapat memiliki aturan tersendiri mengenai tindakan yang diizinkan dan dilarang.

Kebijakan dapat menentukan pengguna dan komputer mana yang diizinkan atau dilarang mengakses file berlabel melalui aplikasi tertentu. Aplikasinya dapat berupa perangkat lunak perkantoran, klien email, aplikasi pesan, proses sistem, maupun aplikasi yang dikembangkan sendiri.

Ketika kondisi pemblokiran terkait aplikasi, pengguna, dan komputer terpenuhi, FileAuditor memblokir akses ke file berlabel tersebut. Sebagai contoh, administrator dapat membuat aturan yang melarang operasi terhadap file berlabel “Laporan Keuangan” melalui Microsoft Outlook. Karyawan tidak akan bisa membuka dokumen tersebut melalui Outlook atau melampirkannya ke email.

FileAuditor juga membantu mencegah insiden yang tidak disengaja dengan yang memungkinkan karyawan melihat dan menetapkan label dokumen secara mandiri. Label yang terlihat memberi tahu pengguna tentang tingkat kerahasiaan dokumen. Tim keamanan tidak harus mengatur setiap label secara manual: pembuat dokumen penting dapat menetapkan label kerahasiaan yang sesuai.

FileAuditor kemudian menerapkan kebijakan untuk dokumen berlabel dan menyediakan laporan yang jelas bagi tim keamanan, termasuk siapa yang menetapkan label dan tindakan apa saja yang dilakukan terhadap file.

Jika karyawan lupa mengklasifikasikan dokumen, FileAuditor dapat memberikan pengingat. Jika label tidak sesuai atau pengguna tidak diizinkan menangani kategori informasi tersebut, sistem akan memblokirkan tindakan tersebut. Contoh notifikasi bawaan berbunyi: “Pengiriman email ini tidak diizinkan berdasarkan kebijakan perusahaan.”

Notifikasi juga dapat diterjemahkan secara otomatis ke bahasa lain sesuai dengan pengaturan bahasa sistem operasi pengguna.

DCAP dan DLP: Lebih Efektif Jika Digabungkan

Pilihan untuk menerapkan perlindungan berdasarkan konten atau konteks bergantung pada kebutuhan. Namun, menggabungkan audit file (DCAP) dengan pencegahan kehilangan data (DLP) memberikan perlindungan lebih luas. Audit file menata penyimpanan dan menetapkan pembatasan dasar yang akan dipatuhi sebagian besar pengguna. DLP menambah kontrol ketika seseorang sengaja berusaha menghindari aturan tersebut.

Integrasi SearchInform FileAuditor dengan kemampuan DLP pada SearchInform Risk Monitor memperluas pemblokiran dari sistem file ke berbagai saluran perpindahan informasi.

Kesimpulan

Sistem audit file modern tidak lagi hanya memeriksa hak akses pada lokasi penyimpanan. Sistem ini juga dapat menemukan dan memperbaiki kesalahan pengaturan hak akses dan pewarisan izin, sekaligus memblokir tindakan yang tidak semestinya terhadap file sensitif. SearchInform FileAuditor menangani tugas mendasar dalam keamanan informasi: menata sistem file perusahaan agar informasi rahasia hanya dapat diakses oleh pihak yang membutuhkannya untuk bekerja.

Integrasi yang lancar dengan solusi DLP memperkuat perlindungan informasi dan memperluas pemantauan transfer data.

TENTANG SEARCHINFORM

SearchInform adalah penyedia solusi keamanan informasi dan manajemen risiko. Solusi SearchInform digunakan oleh lebih dari 4.000 perusahaan di lebih dari 20 negara. SearchInform menyediakan produk dan layanan yang memberikan perlindungan menyeluruh terhadap ancaman internal di seluruh lapisan sistem informasi perusahaan: FileAuditor (solusi kelas DCAP); sistem DLP dengan kemampuan yang diperluas; Risk Monitor (platform canggih untuk mitigasi ancaman internal); sistem SIEM; serta layanan alih daya keamanan informasi.

Jelajahi portofolio lengkap produk keamanan siber SearchInform, termasuk solusi DLP, DCAP, dan manajemen risiko internal.